E-Verify 旧记录 2027年1月要销毁了：雇主 1月8日前必须下载什么，错过会怎样-北美指南

如果你是已经注册 E-Verify 的雇主，最近需要把一件事排进年底的日程：美国公民及移民服务局（USCIS）宣布，按照美国国家档案馆（NARA）的记录保留与销毁时间表，一批较旧的 E-Verify 记录将于 2027 年 1 月永久销毁。已经注册的雇主需要在 2027 年 1 月 8 日之前，把属于销毁范围的案件记录下载保存下来。过了这个时间点，这些记录就不再能从系统里取回了。这不是系统升级的小提醒，而是一次有明确截止日的存档窗口，错过没有补办通道。

先把最容易误解的一点说清楚：这次销毁是记录保留到期后的常规处理，不是 E-Verify 系统要关闭，更不是雇主的合规义务被取消了。以后新雇员入职，该做的 E-Verify 流程照样要做；已经完成核查的历史记录，只是到了保留期限，需要雇主自己先留档，再由系统按时间表清除。对于在美国经营小公司的华人雇主来说，这件事尤其值得重视，因为很多小企业的人事档案本来就分散在邮箱、表格和不同的电脑里，一旦系统端删除，事后要找一份几年前的核查记录会非常被动。

这次销毁到底是怎么回事

E-Verify 是美国政府提供的免费在线系统，雇主用它来核对新雇员的就业资格信息。雇主在系统里为每一位雇员建立一个案件，输入雇员提供的证件信息后，系统会与社会安全局和国土安全部的记录比对，返回就业许可的结果。案件完成后，系统并不会永久保存它，而是按照联邦记录保留时间表，在一定期限后销毁。USCIS 此次提醒的，就是又一批记录走到了保留期限，需要在 2027 年 1 月销毁。

需要注意的是，具体的销毁范围以 USCIS 公告为准，雇主应当以官网公布的案件筛选条件为准绳，不要凭记忆猜测哪几年的案件会被删。实践中比较稳妥的做法是：登录系统后，按照公告给出的“最后更新时间”范围去筛选，凡是落在这个范围内的案件，一律先下载下来再说。宁可多存几份，也不要因为自己判断“这个案子大概不在范围内”而漏掉。下载本身不花钱，漏存之后的麻烦却可能花很多时间和律师费。

还要区分两个容易混淆的概念：E-Verify 案件记录和 I-9 表格。I-9 表格是雇主在雇员入职时必须填写和保存的纸质或电子表格，证明雇主已经核查了雇员的身份和就业许可文件；E-Verify 则是对 I-9 信息的进一步电子核对。两者保存要求不同，管理方式也不同。E-Verify 记录被系统销毁，不等于 I-9 表格就可以跟着丢掉；反过来，I-9 保存得再好，也不能替代已经删除的 E-Verify 案件记录。两套档案要分开管理，各自按各自的规则保存。

雇主分步操作：登录、筛选、下载、存档

第一步是确认权限。登录 E-Verify 之前，先确认公司账户的管理员账号仍然有效，负责人事的员工有操作权限，登录用的邮箱和电话还能收到验证码。很多小企业的问题不是不知道要下载，而是到了截止日前一周才发现管理员已经离职，账号密码找不回来，又要走找回流程，白白浪费时间。建议现在就做一次登录测试，确认能正常进入案件管理界面。

第二步是按公告筛选案件。进入系统后，找到案件查询或历史记录功能，按照 USCIS 公告中给出的“最后更新时间”范围筛选。筛选结果出来后，先看总数，做到心里有数：如果公司过去几年雇过几十人，筛选结果就应该是相应的量级；如果结果只有寥寥几条，或者一条都没有，要先怀疑是不是筛选条件输错了，而不是直接认定公司没有需要下载的记录。

第三步是逐案下载并核对。下载时建议按雇员姓名或案件编号建立清晰的文件名，例如“姓氏-名字-案件编号-最后更新日期”，避免系统默认的一串无意义文件名混在一起。下载完成后抽查几份，确认文件能正常打开、内容完整、雇员信息与案件编号对应得上。不要只看下载成功的提示就以为万事大吉，损坏或空白的文件在几年后需要用时才发现，等于没存。

第四步是归档和备份。下载好的记录应当与 I-9 档案分开存放，但又要能互相索引，例如在人事档案索引表里注明该雇员的 E-Verify 记录存放在哪个文件夹。同时至少做一份异地备份，可以是加密的云端存储，也可以是公司负责人保管的加密硬盘。涉及雇员个人信息的档案必须加密保存，访问权限只给确实需要的人，这是雇主在处理任何人事记录时都应当遵守的基本原则。

先做登录测试：确认管理员账号、验证码接收方式都正常，不要等到截止周才发现账号问题。
以 USCIS 公告的筛选条件为准：按“最后更新时间”范围筛选，范围内的案件一律先下载，不凭经验取舍。
下载后逐份核对：确认文件可打开、内容完整、雇员与案件编号对应，避免存了一堆打不开的文件。
规范命名与备份：文件名带雇员姓名与案件编号，至少一份加密异地备份，访问权限最小化。
建立索引：把 E-Verify 记录与 I-9 档案的存放位置对应起来，日后审计或纠纷时能快速定位。

HR 与法务要留什么：保存期限的概念

对 HR 和法务来说，这次下载提醒背后是一个更一般的原则：就业资格核查的记录不是“查完就没事了”，而是需要在法定期限内随时能拿出来。美国移民与海关执法局等机构在进行 I-9 审计时，会要求雇主在规定时间内提供相关记录；如果雇主拿不出来，解释“系统已经删了”并不能自动免责，因为 USCIS 已经提前给了下载窗口。换句话说，下载窗口的意义，就是把“系统替你保管”的阶段，切换为“雇主自己负责保管”的阶段。

至于具体要保存多久，I-9 表格和 E-Verify 记录适用不同的规则，雇主应当以现行法规和律师的意见为准，不要把这次销毁公告理解成“从此可以销毁一切旧记录”。一种常见的错误是把 E-Verify 销毁通知当成清理档案室的信号，顺手把 I-9 也处理掉，这是非常危险的。另一种错误则相反：以为下载了 E-Verify 记录就等于完成了所有保存义务，忽略了 I-9 本身的保存期限。两套规则并行，缺一不可。

对小企业而言，最实际的做法是建立一张简单的档案清单：每一位雇员对应一行，注明入职日期、I-9 存放位置、E-Verify 案件编号、E-Verify 记录下载日期与存放位置、预计可销毁日期（以法规为准）。这张表不需要复杂，但它能让公司在人员流动后仍然交代得清每一份档案的去向。很多合规问题不是出在故意违规上，而是出在“当时负责的人走了，没人知道档案在哪”上。

错过下载会怎样：永久销毁意味着什么

按照公告的口径，2027 年 1 月销毁的记录是永久销毁。也就是说，过了 2027 年 1 月 8 日的下载截止日，雇主再登录系统，也无法找回已经被清除的案件记录。如果之后遇到 I-9 审计、劳工纠纷、移民身份核查等需要出示历史核查结果的场景，雇主只能依靠自己事先下载保存的副本；没有副本，就只能如实说明记录已按时间表销毁，并承担由此带来的举证困难。

这种举证困难在实践中可能表现为几种情形：审计人员要求提供某位已离职雇员的核查记录，雇主拿不出来，只能提供 I-9 表格和口头说明；或者在涉及不当解雇、歧视指控的纠纷中，雇主希望用当年的核查记录证明自己依法行事，却发现记录已经不在了。这些情形不一定都会导致处罚，但都会让雇主在本来可以自证清白的位置上陷入被动。提前下载的成本几乎为零，事后补救的成本却可能很高，这就是为什么 USCIS 要提前一年多发出提醒。

还需要提醒一点：下载截止日是 2027 年 1 月 8 日，不是 1 月底，也不是“1 月份内都行”。年底和年初本来就是人事工作最忙的时候，加上假期、系统维护等不确定因素，越拖到最后一周，风险越大。建议把内部截止日提前到 2026 年 12 月，留出处理账号问题、文件损坏、人员休假等意外的缓冲时间。

对华人小企业与 H-1B、OPT 雇员的实际影响

对华人小企业雇主来说，这次提醒有三个现实意义。第一，很多华人小公司规模不大，人事工作常常由老板或一位兼职行政人员兼任，没有专职 HR，档案管理最容易出现断层。这次下载正好是一个盘点人事档案的机会，顺带把 I-9 表格、E-Verify 记录、雇佣合同的存放情况梳理一遍。第二，如果公司雇有 H-1B 或 OPT 雇员，E-Verify 记录与他们的工作许可状态密切相关。特别是 STEM OPT 延期的雇员，其雇主必须注册 E-Verify，相关的核查记录在延期申请、换雇主、接受核查时都可能被问到，提前留档等于给这些关键员工多一层保障。

第三，华人雇主圈子里流传的很多“经验”需要更新。例如有人认为 E-Verify 只是入职时走个过场，查完就可以不管；也有人认为只要 I-9 表格在手，E-Verify 记录有没有无所谓。这两种看法在这次销毁提醒面前都不成立：系统端的记录是有生命周期的，雇主的保管责任不会因为系统删除而消失。对雇员而言，道理也一样：如果雇员日后需要证明自己当年的就业核查经过，例如在申请身份调整或应对背景调查时，雇主手里有一份完整的记录，对双方都是保护。

对 H-1B 和 OPT 雇员本人，建议主动向雇主确认：自己的 E-Verify 案件是否在销毁范围内，雇主是否已经下载保存。虽然法律上的保存责任在雇主一方，但雇员多问一句，往往能避免日后需要证明时无人可找的局面。雇员自己也可以保留入职时收到的相关通知和批准信息的副本，但这不能替代雇主的正式记录，只能作为辅助材料。

常见误区：销毁不等于义务取消

误区一：E-Verify 记录要销毁了，是不是以后不用再做 E-Verify 了？不是。销毁针对的是已经到期的一批历史记录，系统本身继续运行，雇主对新雇员的核查义务不变。已经注册 E-Verify 的雇主，特别是参与某些联邦项目或雇有 STEM OPT 雇员的雇主，仍需按要求使用系统。

误区二：旧的 E-Verify 记录删了，旧的 I-9 表格是不是也可以一起处理掉？不是。两者保存规则不同，I-9 表格有自己独立的保存期限，在期限到达之前不得擅自销毁。把两类文件混为一谈，是小企业最常见的合规失误之一。

误区三：只要在 2027 年 1 月 8 日之前登录过系统，就等于完成了下载。不是。登录不等于下载，浏览记录列表也不等于保存了副本。只有把属于销毁范围的案件记录实际下载到本地并妥善归档，才算完成了这次提醒要求的工作。

误区四：公司规模小、雇员少，这件事与自己关系不大。恰恰相反，规模小的公司抗风险能力更弱，一次审计或纠纷中拿不出记录的影响也更大。而且下载工作量与公司规模成正比，雇员越少，下载越快，越没有理由拖延。

总的来说，这次 E-Verify 旧记录销毁提醒，考验的不是雇主懂多少复杂的移民法，而是基本功是否扎实：账号能不能登录、记录有没有下载、档案放在哪里、以后找不找得到。把这四件事在 2026 年 12 月之前做完，2027 年 1 月的销毁对你的公司就只是一条按时处理完的常规通知，而不是几年后某个审计或纠纷中突然冒出来的麻烦。建议雇主现在就登录一次系统，按 USCIS 公告的范围筛选一遍，先把下载和归档做完，再把这件事从待办清单上划掉。

给雇主的年底自查清单与时间表

为了让这件事真正落地，建议雇主按时间表倒排。2026 年 11 月内完成三件事：确认 E-Verify 管理员账号可以正常登录，整理出公司目前在职与近几年离职雇员的名单，并向律师或专业顾问确认 I-9 与 E-Verify 两类档案各自的保存要求。名单的意义在于交叉核对：系统筛选出的案件数量应当与名单大致对应，如果出现明显缺口，说明筛选条件可能有问题，或者有案件登记在其他管理员名下，需要进一步排查。

2026 年 12 月内完成下载与归档。按 USCIS 公告的范围筛选案件并逐份下载，下载后抽查文件完整性，建立加密备份，并在人事档案索引表里登记存放位置。这个月同时做一次档案盘点：I-9 表格是否齐全、存放位置是否明确、过去离职雇员的档案是否还能找到。很多公司平时觉得档案管理没问题，一盘点才发现有几份表格放在前任行政人员的个人电脑里，或者存放在已经注销的邮箱中，年底正是补齐这些短板的好时机。

2027 年 1 月 8 日之前做最后一轮确认。重新登录系统核对一次，确保属于销毁范围的案件已经全部下载，没有因为筛选条件输错而遗漏。确认完成后，把下载记录、备份位置、负责人姓名写成一份简短的内部备忘，存放在公司合规文件夹里。这样即使负责人日后离职，接手的人也能在几分钟内了解这批档案的来龙去脉。合规工作的价值往往不在当时，而在几年后有人问起时，你能不能在半小时内拿出完整的答案。

对同时雇有 H-1B、OPT 或 STEM OPT 雇员的公司，还建议把这次下载与雇员身份文件的年度检查结合起来做：确认每位外籍雇员的工作许可有效期、护照有效期、地址记录是否最新，提醒临近到期的雇员提前准备延期材料。把零散的合规事项合并到同一次年度检查里，既省时间，也减少遗漏。年底的人事工作本来就多，合并处理反而比分散在全年更容易坚持。